Zum vierten Digitalfachtag des Fachbereichs für Digitale Transformation Mabat kamen Führungskräfte jüdischer Gemeinden aus ganz Deutschland zusammen. Vom 29. bis 30. November hatten die rund 20 Teilnehmenden die Gelegenheit, sich über digitale Chancen für ihre Arbeit, die Visionen für ihre Organisation sowie ihre individuellen Anforderungen auszutauschen. Bereits in der Vorstellungsrunde kamen digitale Herausforderungen in den jeweiligen Gemeinden zur Sprache. Dazu zählen zum Beispiel der Aufbau einer Datenbank, die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse, die Optimierung innerer und externer Kommunikation sowie Bedenken in Hinblick auf Sicherheit und Datenschutz. „Wir sind eine kleine Gemeinde und sehen uns deshalb umso größeren Herausforderungen gegenüber. An vielen Stellen fehlen uns die Kompetenzen. Wir wollen unsere Prozesse optimieren und automatisieren. Bereiche wie Social Media sind für uns allerdings noch vollkommen unberührt.“ (Julia Kim, Jüdische Gemeinde Kiel und Region)

Lego Serious Play

Ziel des ersten Tages war es, eine Strategie entsprechend der individuellen Bedürfnisse der Gemeindeführungen zu erarbeiten. Die Workshops boten den Teilnehmenden die Möglichkeit, auf kreative Weise über den Ist- und Idealzustand ihrer Gemeinden zu reflektieren sowie konkrete Handlungsschritte zu definieren, über die sie ihre zuvor festgelegten Ziele erreichen können. Mit der innovativen Methode des Lego Serious Play unter Anleitung von Matthias Renner (Unternehmensberater und Coach von Brickolution) wurden in Gruppen die Visionen und die entsprechende Modellierung einer modernen Organisation spielerisch erprobt. Bei dieser Herangehensweise werden mit Legosteinen gebaute Modelle zu Trägern von Metaphern und Bedeutungen. Jede einzelne Person baut ein Modell, begründet Aufbau, Farben sowie Formen, stößt eigene Lernprozesse an und trägt zur Gruppendiskussion bei. Mittels der Modelle wurden Antworten auf Fragen wie „Was motiviert am eigenen Job?“, „Wie sieht die eigene Organisation aktuell aus?“ und „Wie soll die Gemeinde im Idealfall aussehen?“ in Einzel- und Gruppenarbeit gefunden.

Future Retrospective

Der zweite Workshop mit Transformationscoach Ola Weintraub (Beratungsfirma Lead Forward) ebnete für die Teilnehmenden den Weg zur Definition der Ziele für ihre Gemeinden sowie zur Konkretisierung der dafür notwendigen Handlungsschritte. Im einleitenden Austausch über die Bedeutung von Digitalisierung für die eigene Arbeit wurde deutlich, dass die teilnehmenden Führungskräfte es als ihre Pflicht ansehen, Digitalisierung voranzutreiben, Mitarbeitende zu schulen, mit Widerständen innerhalb der Organisation umzugehen und so viel wie möglich zu lernen. Mit der Methode der „Future Retrospective“ ging es in Gruppen um die Frage „Wie sieht die Gemeinde im Jahr 2030 aus?“ Dabei sollten die Teilnehmenden so kreativ und optimistisch wie möglich denken und fiktive Nachrichten, Schlagzeilen und Geschichten zu den Erfolgen ihrer Gemeinde im Jahr 2030 erarbeiten. Im nächsten Schritt galt es dann, konkrete Maßnahmen zu definieren, die zu diesen Erfolgen führen können. Abschließend wurden in Zweier-Gruppen Schritte festgelegt, die jeder und jede am kommenden Montag, in drei Monaten sowie in einem Jahr realisiert haben könnte. Die Teams sollen sich dabei als Partner:innen gegenseitig kontrollieren, inwiefern die Umsetzung der individuellen Verpflichtungen gelungen ist. Beispielsweise nannte einer der Teilnehmenden als Vorhaben für den nächsten Montag die Digitalisierung des Gemeinde-Organigramms, in drei Monaten solle eine WhatsApp-Gruppe alle Mitglieder über relevante Ereignisse der Gemeinde informieren und in einem Jahr sollen automatische Benachrichtigungen für den Bereich der Schule, Kita und des Kindergartens erfolgen können. Ein gemeinsames Abendessen bot zusätzlichen Raum für Austausch und rundete den ersten Tag ab.

Individuelle Beratung 

Der zweite Tagungstag stand ganz unter dem Leitmotiv individueller Beratung. In kleinen Gesprächsgruppen zu den Themen Objectives and Key Results, IT Security, CRM, Digitale Kommunikation und Prozessoptimierung wurden mit Hilfe von geladenen Expert:innen konkrete Lösungen für individuelle Problemstellungen gefunden. So wurden im Coaching zu Digitaler Kommunikation etwa die Mitarbeitenden der Gemeinde Nürnberg von Expert:innen einer Kreativagentur dazu beraten, wie sie Ziele und Strategien für ihre Online-Kommunikation definieren können sowie dazu, wie wichtig ein einheitliches Erscheinungsbild für die verschiedenen Angebote der Gemeinde ist.  

Im Rahmen des Digitalfachtages wurden die Teilnehmenden mit neuen Impulsen, konkreten Handlungsvorhaben sowie individuell vermittelter Expertise ausgestattet. Der Fachbereich für Digitale Transformation Mabat freut sich bereits jetzt auf den fünften Digitalfachtag!  
 

„Die Digitale Transformation und damit den Wandel einer Organisation anzuleiten und zu steuern, erfordert zeitliche Ressourcen und eine Kontinuität. Dies sollte keineswegs ein Selbstläufer werden und keiner darf Wunder erwarten. Priorisierung des Themas sowie kontinuierliche Arbeit an den gesetzten Zielen sind zentrale Faktoren im Veränderungsprozess.“ - Irina Rosensaft, Leiterin Mabat